Questions les plus fréquement posées

BeyondRoma est une agence de voyages et d’événementiel (Destination Management Company / DMC) experte de la destination Italie. Si nous avons choisi ce nom, c’est parce que notre agence a été fondée à Rome et que notre équipe d’experts locaux y est toujours basée ! Depuis nos racines romaines, nous agissons comme de véritables « concepteurs d’émotions », spécialisés dans l’organisation de voyages sur mesure et d’événements inoubliables à travers tout le pays.

Nous concevons des expériences personnalisées et des prestations à 360° pour trois grands types de profils :

• Les Entreprises : Nous prenons en charge l’organisation complète de vos événements professionnels : séminaires, voyages d’incentive, activités de team building, congrès et conférences, lancements de produits ou encore dîners et soirées de gala.

• Les Groupes & Institutions : Nous accompagnons les comités d’entreprise (CE), les associations, les groupes scolaires et voyages d’études, ainsi que les grandes réunions de famille.

• Les Particuliers : Nous créons des séjours sur mesure haut de gamme pour les voyageurs indépendants (en couple, en petite famille ou en solo) et gérons l’accueil de clients VIP. Nous proposons également la réservation d’activités exclusives et l’organisation d’événements privés tels que les enterrements de vie de jeune fille ou de garçon (EVJF/EVG).

Notre équipe internationale et dynamique vous accompagne principalement en français, en anglais et en italien. Certaines de nos collaboratrices parlent également couramment l’espagnol et l’allemand.

Sur le terrain, nos guides locaux, assistants, accompagnateurs (tour leaders) et guides officiels maîtrisent de très nombreuses langues. Si vous nous en faites la demande à l’avance, nous pouvons tout à fait vous trouver des professionnels francophones, anglophones, ou parlant la plupart des langues internationales pour encadrer votre séjour !

Aucune obligation, notre flexibilité est totale ! Que vous souhaitiez réserver une seule prestation exclusive (une visite privée du Colisée, un transfert VIP ou un team building en golf cart) ou nous confier l’organisation de A à Z de votre séjour (hébergement, logistique et activités), nous nous adaptons à 100 % à vos besoins et votre budget.

Non, et nous vous expliquons pourquoi. Notre philosophie est de concevoir chaque projet comme un véritable costume sur mesure. Nous nous adaptons entièrement à vos envies, à votre rythme et au profil de vos participants pour créer une expérience unique, à l’écart du tourisme de masse.

Il est important de noter que pour nous, « sur mesure » ne signifie pas nécessairement « luxe ». Nous prenons plaisir à imaginer des projets adaptés à différents types de budgets.

Cependant, la conception de ces itinéraires personnalisés exige un travail de recherche approfondi et complexe de la part de notre équipe locale. C’est pourquoi nous commençons à concevoir votre projet uniquement lorsque les éléments fondamentaux suivants sont définis :

• Les dates (ou une période précise du séjour),
• Le nombre exact de participants,
• La destination souhaitée en Italie,
• Une enveloppe budgétaire, même indicative.

Ces critères de base nous permettent de vous garantir une proposition réaliste, cohérente et parfaitement calibrée dès notre premier échange !

Dans toute l’Italie, et bien plus encore ! Bien que Rome soit notre berceau historique et notre terrain de jeu principal, nous proposons des expériences sur mesure à travers toutes les magnifiques destinations présentées sur notre site internet :

• Le Latium / Rome
• La Toscane / Florence
• Le Piémont / Turin
• La Campanie / Naples & La Côte amalfitaine
• La Vénétie / Venise
• La Lombardie / Milan
• La Sicile
• Les Pouilles
• Lac de Côme
• La Sardaigne… and Beyond !

Pas du tout ! Notre rayon d’action est beaucoup plus large. Le site présente nos destinations phares, mais notre flexibilité et notre réseau de partenaires nous permettent de vous accompagner bien au-delà :

• En Italie (Groupes privés ou professionnels) : Une région ou une ville italienne vous fait envie mais n’apparaît pas encore sur notre site ? Aucun problème. Envoyez-nous votre demande et nous concevrons votre itinéraire sur mesure avec la même expertise locale.
• En Europe (Entreprises & MICE) : Pour vos séminaires, congrès, incentives et lancements di produits d’envergure, nous repoussons les frontières ! Notre agence globale orchestre vos projets de A à Z dans toute l’Europe via notre plateforme dédiée : www.beyond-travels.com.

Pour faire une demande, le plus simple est de cliquer sur le bouton « Parler de mon projet » pour nous partager directement votre cahier des charges. Vous pouvez aussi parcourir le site, ajouter vos activités coup de cœur dans « Ma sélection » via les petits icônes en forme de cœur, et nous envoyer ce panier d’expériences en un clic pour obtenir une offre globale. Enfin, notre équipe reste également joignable par e-mail (info@beyondroma.com) ou via téléphone / WhatsApp au +39 324 88 75466 ; un chef de projet dédié prendra ensuite rapidement contact avec vous pour affiner vos besoins.

Non, il n’est pas possible de réserver ou de payer directement en ligne.

Contrairement aux plateformes de réservation automatisées (type GetYourGuide ou Viator), nous ne proposons pas de prestations standardisées. Chaque événement ou séjour d’entreprise est unique : nous construisons un programme entièrement sur-mesure pour garantir la disponibilité réelle de nos partenaires locaux, vérifier la faisabilité logistique de votre projet et adapter les conditions aux spécificités de votre groupe. Après avoir partagé vos envies via le bouton « Parler de mon projet » ou validé « Ma sélection », un chef de projet dédié affine votre cahier des charges avec vous avant de vous transmettre un devis détaillé.

Chaque événement étant unique, les conditions d’annulation dépendent des contraintes de nos partenaires locaux (hôtels, lieux privatifs ou sites à billetterie nominative stricte comme le Colisée). Elles vous sont toujours communiquées de manière claire et transparente sur votre devis et votre contrat.

• Frais d’agence : Dès la signature du contrat et le versement du premier acompte, les honoraires d’agence sont considérés comme définitivement acquis et non remboursables, y compris en cas d’annulation gratuite de la part des prestataires.

• Prestations fournisseurs : L’annulation des prestations (hébergement, activités, guides) suit l’échéancier spécifique précisé dans votre contrat selon la date de notification de l’annulation.

Nous proposons deux moyens de règlement sécurisés :

• Le virement bancaire (SEPA ou international) : C’est le mode de paiement privilégié. Les éventuels frais appliqués par votre banque pour la transaction restent à votre charge.

• La carte bancaire : Vous pouvez régler directement en ligne via notre plateforme partenaire ultra-sécurisée Stripe. Note : des frais de transaction de 3,9% liés au paiement par carte bancaire s’appliquent sur le montant total.

Absolument. La force de notre agence réside dans notre présence sur le terrain et notre forte réactivité. Notre équipe assure un suivi rigoureux en amont et reste pleinement mobilisée et joignable à vos côtés tout au long du déroulement de votre événement pour coordonner les prestataires, ajuster le programme et gérer le moindre imprévu.

Faire appel à notre agence vous fait gagner un temps précieux tout en optimisant votre budget grâce à nos conditions négociées (tarifs préférentiels, options bloquées sans engagement et flexibilité d’annulation). En centralisant la gestion de vos prestataires auprès d’un interlocuteur unique, nous sécurisons l’intégralité de la logistique sur le terrain et vous offrons un accès exclusif aux meilleures adresses et activités d’entreprise, pour un événement fluide, maîtrisé et sans imprévu.