Questions les plus fréquement posées

BeyondRoma est une agence de voyages et d’événementiel (Destination Management Company / DMC) experte de la destination Italie. Si nous avons choisi ce nom, c’est parce que notre agence a été fondée à Rome et que notre équipe d’experts locaux y est toujours basée ! Depuis nos racines romaines, nous agissons comme de véritables « concepteurs d’émotions », spécialisés dans l’organisation de voyages sur mesure et d’événements inoubliables à travers tout le pays.

Nous concevons des expériences personnalisées et des prestations à 360° pour trois grands types de profils :

• Les Entreprises : Nous prenons en charge l’organisation complète de vos événements professionnels : séminaires, voyages d’incentive, activités de team building, congrès et conférences, lancements de produits ou encore dîners et soirées de gala.

• Les Groupes & Institutions : Nous accompagnons les comités d’entreprise (CE), les associations, les groupes scolaires et voyages d’études, ainsi que les grandes réunions de famille.

• Les Particuliers : Nous créons des séjours sur mesure haut de gamme pour les voyageurs indépendants (en couple, en petite famille ou en solo) et gérons l’accueil de clients VIP. Nous proposons également la réservation d’activités exclusives et l’organisation d’événements privés tels que les enterrements de vie de jeune fille ou de garçon (EVJF/EVG).

Notre équipe internationale et dynamique vous accompagne principalement en français, en anglais et en italien. Certaines de nos collaboratrices parlent également couramment l’espagnol et l’allemand.

Sur le terrain, nos guides locaux, assistants, accompagnateurs (tour leaders) et guides officiels maîtrisent de très nombreuses langues. Si vous nous en faites la demande à l’avance, nous pouvons tout à fait vous trouver des professionnels francophones, anglophones, ou parlant la plupart des langues internationales pour encadrer votre séjour !

Aucune obligation, notre flexibilité est totale ! Que vous souhaitiez réserver une seule prestation exclusive (une visite privée du Colisée, un transfert VIP ou un team building en golf cart) ou nous confier l’organisation de A à Z de votre séjour (hébergement, logistique et activités), nous nous adaptons à 100 % à vos besoins et votre budget.

Non, et nous vous expliquons pourquoi. Notre philosophie est de concevoir chaque projet comme un véritable costume sur mesure. Nous nous adaptons entièrement à vos envies, à votre rythme et au profil de vos participants pour créer une expérience unique, à l’écart du tourisme de masse.

Il est important de noter que pour nous, « sur mesure » ne signifie pas nécessairement « luxe ». Nous prenons plaisir à imaginer des projets adaptés à différents types de budgets.

Cependant, la conception de ces itinéraires personnalisés exige un travail de recherche approfondi et complexe de la part de notre équipe locale. C’est pourquoi nous commençons à concevoir votre projet uniquement lorsque les éléments fondamentaux suivants sont définis :

• Les dates (ou une période précise du séjour),
• Le nombre exact de participants,
• La destination souhaitée en Italie,
• Une enveloppe budgétaire, même indicative.

Ces critères de base nous permettent de vous garantir une proposition réaliste, cohérente et parfaitement calibrée dès notre premier échange !

Dans toute l’Italie, et bien plus encore ! Bien que Rome soit notre berceau historique et notre terrain de jeu principal, nous proposons des expériences sur mesure à travers toutes les magnifiques destinations présentées sur notre site internet :

• Le Latium / Rome
• La Toscane / Florence
• Le Piémont / Turin
• La Campanie / Naples & La Côte amalfitaine
• La Vénétie / Venise
• La Lombardie / Milan
• La Sicile
• Les Pouilles
• Lac de Côme
• La Sardaigne… and Beyond !

Pas du tout ! Notre rayon d’action est beaucoup plus large. Le site présente nos destinations phares, mais notre flexibilité et notre réseau de partenaires nous permettent de vous accompagner bien au-delà :

• En Italie (Groupes privés ou professionnels) : Une région ou une ville italienne vous fait envie mais n’apparaît pas encore sur notre site ? Aucun problème. Envoyez-nous votre demande et nous concevrons votre itinéraire sur mesure avec la même expertise locale.
• En Europe (Entreprises & MICE) : Pour vos séminaires, congrès, incentives et lancements di produits d’envergure, nous repoussons les frontières ! Notre agence globale orchestre vos projets de A à Z dans toute l’Europe via notre plateforme dédiée : www.beyond-travels.com.

Pour faire une demande, le plus simple est de cliquer sur le bouton « Parler de mon projet » pour nous partager directement votre cahier des charges. Vous pouvez aussi parcourir le site, ajouter vos activités coup de cœur dans « Ma sélection » via les petits icônes en forme de cœur, et nous envoyer ce panier d’expériences en un clic pour obtenir une offre globale. Enfin, notre équipe reste également joignable par e-mail (info@beyondroma.com) ou via téléphone / WhatsApp au +39 324 88 75466 ; un chef de projet dédié prendra ensuite rapidement contact avec vous pour affiner vos besoins.

No, it is not possible to make a reservation or pay directly online.

Unlike automated booking platforms (such as GetYourGuide or Viator), we do not offer standardized services. Every event or corporate retreat is unique: we create a fully customized program to ensure the actual availability of our local partners, verify the logistical feasibility of your project, and tailor the terms to the specific needs of your group. After you’ve shared your preferences via the “Discuss My Project” button or confirmed “My Selection, ” a dedicated project manager will work with you to refine your specifications before sending you a detailed quote.

Since every event is unique, the cancellation policies depend on the requirements of our local partners (hotels, private venues, or sites with strictly named-ticket policies, such as the Colosseum). These policies are always clearly and transparently outlined in your quote and contract.

• Agency Fees: Upon signing the contract and paying the first installment, the agency fees are considered definitively earned and non-refundable, even in the event of a cancellation at no charge by the service providers.

• Supplier Services: Cancellations of services (accommodations, activities, guides) are subject to the specific schedule outlined in your contract, based on the date the cancellation is notified.

We offer two secure payment methods:

• Bank transfer (SEPA or international): This is our preferred payment method. Any fees charged by your bank for the transaction are your responsibility.

• Credit Card: You can pay directly online through our ultra-secure partner platform, Stripe. Note: A 3.9% transaction fee applies to the total amount for credit card payments.

Absolument. La force de notre agence réside dans notre présence sur le terrain et notre forte réactivité. Notre équipe assure un suivi rigoureux en amont et reste pleinement mobilisée et joignable à vos côtés tout au long du déroulement de votre événement pour coordonner les prestataires, ajuster le programme et gérer le moindre imprévu.

Faire appel à notre agence vous fait gagner un temps précieux tout en optimisant votre budget grâce à nos conditions négociées (tarifs préférentiels, options bloquées sans engagement et flexibilité d’annulation). En centralisant la gestion de vos prestataires auprès d’un interlocuteur unique, nous sécurisons l’intégralité de la logistique sur le terrain et vous offrons un accès exclusif aux meilleures adresses et activités d’entreprise, pour un événement fluide, maîtrisé et sans imprévu.